Perencanaan dan Pengambilan Keputusan

Rencana perusahaan untuk mencapai tujuannya seharusnya membantu memandu aktifitas sehari-hari menuju pertumbuhan dan ekspansi. Pada materi kali ini akan dibahas tentang definisi perencanaan, fungsi perencanaan dan syarat perencanaan, proses perencanaan dan tipe-tipe perencanaan. 

Definisi

Ada 3 istilah yang berkaitan satu sama lain, yaitu : sasaran, rencana dan perencanaan. Sasaran adalah keadaan masa depan yang berusaha direalisasi perusahaan. Rencana adalah cetak biru yg menentukan alokasi sumber daya, jadwal dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Sedangkan perencanaan berfungsi menyatukan kedua ide di atas (menentukan sasaran organisasi dan menentukan alat-alat untuk meraih sasaran itu).

Fungsi Perencanaan

Fungsi perencanaan antara lain :

1.      Sebagai pengarah

Perencanaan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan lebih terkoordinasi.

2.      Meminimalisasi ketidakpastian 

Dengan perencanaan, ketidakpastian yg mungkin terjadi di masa datang dapat diantisipasi sedini mungkin

3.      Meminimalisasi pemborosan sumber daya

Dengan perencanaan what, how and for whom dapat disiapkan sebelum kegiatan dilaksanakan.

4.      Penetapan standar kualitas

Yaitu perbandingan antara yang ingin dicapai dengan realisasi.

Syarat-syarat Perencanaan

Syarat-syarat perencanaan antara lain :

1.      Faktual / realistis : Sesuai dgn fakta dan wajar untuk dicapai pada segala kondisi perusahaan.

2.      Logis dan rasional : Dapat diterima akal.

3.      Fleksibel : Dapat beradapatasi dengan perubahan masa yang akan datang.

4.      Komitmen : Mampu menciptakan komitmen thd seluruh anggota organisasi.

5.      Komprehensif : Menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yg terkait langsung dan tidak langsung terhadap perusahaan.

Proses Perencanaan

Dua elemen penting dalam proses perencanaan yaitu :

1.      Tujuan (goals)

Yaitu hasil akhir yang diharapkan dapat diraih perusahaan yang meliputi : tujuan strategis, tujuan taktis, dan tujuan operasional.

2.      Rencana (plan)

Yaitu segala konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan dapat dicapai, meliputi rencana strategis (jangka panjang), rencana taktis (jangka menengah), dan rencana operasional (jangka pendek).

Organisasi memiliki berbagai jenis rencana. Pada tingkatan umum, jenis rencana ini termasuk rencana strategis, taktis dan operasional. 

1.      Rencana strategis

Adalah rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis yang mendasari keputusan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Rencana ini dirancang oleh dewan direksi dan top manager.

2.      Rencana taktis 

Ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Melibatkan top manager dan middle manager.

3.      Rencana operasional

Menitikberatkan pada pelaksanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Memiliki fokus jangka pendek dan lingkup yang relatif lebih sempit. Dikembangkan oleh middle manager dan lower manager.

Tipe dan Model Perencanaan

Tipe dan model perencanaan yaitu :

1.      MBO (Management By Objectives)

Manajer & karyawan menentukan tujuan bagi setiap departemen, proyek, orang dan menggunakan untuk mengawasi pencapaian kinerja.

2.      Rencana sekali pakai (single-used plan)

Yaitu rencana yang digunakan untuk meraih serangkaian tujuan besar, yang kemungkinan tak akan terulang lagi di masa depan. Ketika Disney melanjutkan rencana pembangunan taman rekreasi baru di Hongkong, perusahaan mengembangkan sejumlah rencana sekali pakai untuk berbagai anjungan, atraksi dan hotel. Dua bentuk rencana yang paling umum adalah : a) Program, dan b) Proyek. Program adalah rencana sekali pakai untuk serangkaian aktivitas yang besar (berupa : prosedur memperkenalkan jalur produk baru, membuka fasilitas baru, mengubah misi organisasi). Proyek serupa dengan program tetapi ruang lingkupnya dan kompleksitasnya lebih sempit. Proyek juga digunakan untuk memperkenalkan produk baru dalam lini produk yang ada atau untuk menambahkan sebuah opsi manfaat baru ke dalam paket gaji.

3.      Rencana baku / rencana tetap.

Digunakan untuk menyediakan pedoman bagi tugas-tugas yang dikerjakan secara berulang-ulang dalam perusahaan. Terdapat 3 jenis rencana tetap yaitu : a) Kebijakan, b) Prosedur operasi standar, dan c) Aturan dan peraturan. Kebijakan adalah respon umum organisasi terhadap masalah atau situasi tertentu. 
Contohnya, Mc Donald’s memiliki kebijakan bahwa perusahaan tidak akan memberikan waralaba kepada seseorang yang sudah memiliki restoran siap saji lain. Prosedur operasi standar adalah menggarisbawahi langkah-langkah yang harus diikuti dalam situasi tertentu. Contoh, Mc Donald’s memiliki SOP yang menjelaskan dengan tepat bagaimana Big Mac dimasak, berapa lama burger tsb dapat disimpan di dalam rak pemanas, dll. Aturan dan peraturan mendeskripsikan dengan tepat bagaimana aktifitas tertentu dilaksanakan.

4.      Perencanaan kontinjensi 

Menjelaskan reaksi perusahaan terhadap situasi tertentu (darurat, kemunduran, kondisi tak terduga). Contohnya, masalah Y2K. Kekhawatiran mengenai dampak teknis dalam komputer berasal dari jam internal komputer yang berubah dari 1999 menjadi 2000 menghasilkan rencana kontinjensi bagi sebagian organisasi. Banyak bank dan rumah sakit mempersiapkan staf tambahan. Beberapa organisasi menciptakan sistem komputer cadangan dan beberapa bahkan menimbun persediaan seandainya tidak dapat membeli produk atau material baru.